Die Witzenmann Group hatte das Ziel ihren Onboarding Prozess für zukünftige Mitarbeitende zu
digitalisieren. Dies wurde mit dem Modul SuccessFactors Onboarding zusammen mit TeamWork Germany
realisiert. Es ermöglicht nun unter anderem einen einfacheren Kontakt zum Onboardee – schon vor dem
ersten Arbeitstag, automatisierte Übernahme von Daten und eine Integration in die komplette Suite.
Die Witzenmann Group nutzt bereits mehrere SAP SuccessFactors Module, für die TeamWork Germany seit 2020
Support leistet. Nun hat die Group mit TeamWork zusammen nicht nur das Modul Onboarding implementiert, sondern damit auch die Basis für ein LioM (Live in one Month) Paket geschaffen. Dieses soll auch anderen Kunden ermöglichen, Onboarding kostengünstig zum Festpreis, innerhalb von einem Monat implementieren zu können.
Das LioM-Paket umfasste:
- New Hire Data Review: ermöglicht die Daten aus dem Recruiting Module durch ein Mapping zu
nutzen und in Employee Central zu integrieren und zu erweitern - Personal Data Collection: gibt dem Onboardee die Möglichkeit, seine Personalstammdaten direkt
im System zu erweitern - Additional Data Collection Step: weitere Daten können dort abgefragt und für Folgeprozesse
genutzt werden. Zum Beispiel können personalrelevante Daten zum Download zur Verfügung
gestellt und ein Upload von personalrelevanten Daten wird ermöglicht.
Herausforderungen boten sich darin die Komplexität von Employee Central zu erfassen und für das
Onboarding-Modul die richtigen Schlüsse zu ziehen, um durch Mapping der Daten doppelte
Datenerfassung zu vermeiden. Durch verschiedene Business Rules wird diese zudem für alle Beteiligten
erleichtert. Neben den Bestandteilen des LioM Paketes wurden auch kundenspezifische E-Mails konfiguriert,
die je Prozessschritt die Beteiligten entsprechend informieren.
Durch die enge Zusammenarbeit konnten die Anforderungen erfolgreich umgesetzt werden, sodass die
zukünftigen Mitarbeitenden nun weitere Informationen und Dokumente durch einen Self-Service
bereitstellen können und sich direkt nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages in das Unternehmen
integrieren und einbinden.
„Im Zuge der Einführung von SuccessFactors Onboarding reduzieren wir interne Aufwände und gestalten für unsere Kolleginnen und Kollegen einen informativen und wertschätzenden Einstieg.
Nach anfänglicher Skepsis hinsichtlich des zeitlich sehr eng getakteten Go-Live Plans zeigte sich für mich schnell, dass wir in enger Zusammenarbeit und mit schnellen Handlungsentscheidungen den Projekt-Scope erreichen können. Dafür war Patrik von Teamwork mit sehr guten Projektmanagementfähigkeiten ein wichtiger Bestandteil, der agil und unkompliziert mit mir den technischen Roll-Out erfolgreich umsetzte. Die systemischen Rahmenbedingungen sind nun auch gesetzt, um das Modul gruppenweit zu nutzen.“
MARC OSSWALDhead of people acquisition an digital hr strategy
