Für die BFH, eine führende international anerkannte Schweizer Fachhochschule mit mehr als 2.400 Mitarbeitenden, führt TeamWork eine moderne und zukunftsfähige Lösung auf SAP FIORI ein.
Die BFH arbeitet seit 1. Januar 2014 mit SAP (ERP 6.0) für die Bereiche Human Resources inkl. Zeitwirtschaft, Finanzen, Controlling und Projektverwaltung. Die Mitarbeitenden und Vorgesetzten wickeln über das webbasierte
SAP-Portal die folgenden Aufgaben ab:
- Zeit-/Leistungserfassung inkl. Auswertungen
- Spesenabrechnungen
- HR-Services (Anzeige Personaldaten, HR-Anträge)
- Bearbeiten von Kreditorenworkflows
- Auswertung von Kostenstellen / Projekten
Herausforderung:
Die bisher für Prozess-Workflows eingesetzte Technologie «SAP Interactive Forms by Adobe» wurde von den meisten gängigen Browsern in den aktuellen Versionen nicht oder nicht mehr vollständig unterstützt.
Die BFH betreibt eine offene IT-Systemlandschaft, in welcher grundsätzlich alle bekannten Betriebssysteme (Linux, Apple, Windows) und auch eigene Geräte (BYOD – bring your own device) eingesetzt werden können.
Um die browserabhängigen Kompatibilitätsprobleme zu lösen und die Bedienbarkeit der SAP-Prozesse zu verbessern, hat die BFH sich entschieden, diese durch HTML5 fähige Anwendungen abzulösen.
Lösung:
Die neue Lösung sollte auf zukunftsfähigen SAP-Standard-Komponenten basieren und auch mit SAP S/4HANA
kompatibel sein. Deshalb entschied sich die BFH, auf die SAP FIORI Technologie zu setzen und die Funktionalität durch TeamWork umsetzen zu lassen. Zuerst mussten die Grundvoraussetzungen für den Einsatz der FIORI
Technologie geschaffen warden. Dafür notwendig war die Implementierung von SAP Gateway und FIORI Frontendserver. Danach konnte mit der Umsetzung der ersten FIORI Oberflächen
gestartet werden.
In einem ersten Schritt wurde die Anwendung für die Bewilligung von Aus–
und Weiterbildungen sowie eine rollenabhängige Übersicht der gestarteten
Prozesse entwickelt und ausgerollt.
Danach wurden die folgenden Prozesse durch FIORI Anwendungen abgelöst:
- Spesenabrechnung
- Stellenantrag
- Änderung des Beschäftigungsgrads
- Anstellungsverlängerung
- Abrechnung Lehrbeauftragte und Hilfskräfte
“Wir hatten im Projektverlauf mehrere Verzögerungen und mussten eine Vielzahl von unerwarteten Hindernissen überwinden, bis wir die neuen Prozesse endlich in Betrieb nehmen konnten. Durch die neuen modernen Fiori-Oberflächen sind die Anwendungen für unsere Mitarbeitenden viel intuitiver zu bedienen als die bisherigen Prozesse.
Unsere HR-Workflows sind jetzt auch vollständig responsive und können ohne Einschränkung mit allen gängigen Browsern benutzt werden. Das macht die Bearbeitung von Anträgen für alle Beteiligten einfacher und effizienter.”
Sandra SchneiderProjektleitung BFH
Ergebnis:
Heute steht der BFH eine moderne und zukunftsfähige Lösung zur Verfügung. Dabei wird SAP Standardtechnologie mit hoher Benutzerfreundlichkeit eingesetzt. Die Lösung nutzt die SAP Workflows und bietet SAP rollenbasierte Erfassungs– und Genehmigungsprozesse. PDF Formulare werden direkt aus den Benutzeroberflächen mittels dem AddOn teamworksolutions DocBuilder generiert. Die FIORI Komponenten bieten jederzeit die Möglichkeit für Zwischenspeicherung. Somit sind
eingegebene Daten auch bei Unterbrechung (z.B. durch Telefonanrufe) nicht verloren.
Für die einfache Übersicht aller Prozess Status wurde ebenfalls eine FIORI Applikation entwickelt. Dort ist auf einem Screen ersichtlich, was sich wo und in welchem Prozessschritt befindet.
Vorteile:
- Einfache, benutzerfreundliche und moderne Bedienung
- Browser– und geräteunabhängige Lösung
- Mehrsprachig Deutsch, Französisch, Englisch
- Jederzeit mit weiteren Prozessen und Funktionen ausbaubar
- Zukunftssicherheit/Investitionsschutz: bereit für SAP S/4HAN
“Das Projekt war eine echte Herausforderung! Wir haben es aber gemeinsam geschafft, eine moderne und attraktive Lösung umzusetzen. Unsere Ansprechpersonen bei der Berner Fachhochschule sind sehr gute Ideengeber und haben maßgeblich dazu beigetragen, eine nachhaltige Lösung zu entwickeln, welche das tägliche Geschäft in hohem Maße erleichtert.”
Adaleta MerkezProjektleitung TeamWork CH
