Les CFF ont choisi de s’appuyer sur la solution DocBuilder pour optimiser la gestion des documents.
Les Chemins de fer fédéraux suisses offrent une gamme de services de transport orientée vers le marché. Divisé en quatre services: Transport de passagers, Cargo, Immobilier et Infrastructure, les CFF emploient au total 33 000 personnes, ce qui
en fait l’un des principaux employeurs de Suisse.
La division informatique, basée à Bern Wankdorf, est le fournisseur interne de tous les services informatiques et emploie environ 840 personnes. Les solutions logicielles de gestion SAP font partie des applications informatiques stratégiques et constituent un outil important pour la gestion les processus de l’entreprise.
Les CFF utilisent le logiciel SAP pour gérer les principaux processus de l’entreprise. Le TWDocBuilder de TeamWork est utilisé depuis plusieurs années pour la création et la gestion de documents dans les domaines de la gestion de la santé au travail et de l’administration du personnel. Grâce au haut niveau de satisfaction lié à TWDocBuilder, celui-ci a été recommandé en interne au service de gestion immobilière des CFF. Le premier prototype a été lancé fin 2017 et une version immobilière standard a été définie
en collaboration avec TeamWork. Aujourd’hui, le TWDocBuilder couvre de manière optimale les besoins du secteurs.
Avec TWDocBuilder, les CFF comptent sur un outil de création de documents qui fait ses preuves quotidiennement auprès de plusieurs clients du secteur immobilier et qui simplifie énormément la création, l’administration et l’envoi de documents.
Enjeux
CFF Immobilier gère environ 800 gares, 3 500 bâtiments et 3 600 terrains, ce qui en fait l’un des plus grands gestionnaires immobiliers de Suisse. Un nombre énorme de documents sont générés pour la communication avec les locataires potentiels, les locataires et les partenaires. L’objectif de l’introduction de TWDocBuilder était d’atteindre un haut niveau d’automatisation et de simplification dans la création, l’administration et l’envoi des documents. En outre, tous les documents devaient être intégrés dans le système de classement DMS existant.
“J’étais déjà impliqué dans des projets antérieurs de TWDocBuilder aux CFF et cette solution m’enthousiasme depuis des années. En particulier dans le domaine de l’immobilier, il existe des exigences très complexes dans l’environnement des formulaires et il y avait un certain risque avant le début du projet. Cependant, TeamWork a été en mesure de couvrir toutes les exigences, comme promis, et a mis en œuvre une solution appropriée.“
Joern Joerns
SAP Senior Consultant CFF
Solution
Aujourd’hui, le département utilise TWDocBuilder pour créer des modèles de formulaires dans MS Word sans aucune connaissance en matière de développement informatique. Le processus de création d’un modèle est similaire à une lettre de série et accède directement aux données de SAP RE-FX. Tous les champs pertinents et les données organisationnelles sont disponibles. Le modèle terminé est stocké comme un formulaire dans SAP et il est précisé s’il doit être créé comme un document Word, PDF ou PDF-A.
Le processus d’impression à partir de SAP est entièrement automatique. Par exemple, tous les paramètres des contrats de location sont lus automatiquement et, en combinaison avec les données Business Partner du SAP ainsi que les champs individuels des CFF, le contrat de location est généré sans intervention manuelle. Toute donnée de base manquante est reconnue et signalée avant que le document soit généré. Les documents sont généralement envoyés par e-mail, généré sur la base des données SAP Business Partner des textes et paramètres stockés dans TWDocBuilder, et des pièces jointes y sont rajoutées. Le code-barres inscrit sur le document garantit que le document signé par le locataire est automatiquement classé au bon endroit dans le système DMS après la numérisation.
“TWDocBuilder est une innovation en termes de création, de
gestion et d’envoi de documents pour CFF Immobilier. Avec
TeamWork, nous avons pu améliorer et simplifier l’efficacité
de l’ensemble du processus. Un projet vraiment réussi !“Roman Wildenauer
Solution Manager Immobilier
Résultats
Avec TWDocBuilder, les CFF disposent désormais d’une solution pratique et efficace pour communiquer avec les locataires potentiels, les locataires et les partenaires. L’intégration complète dans SAP RE-FX facilite grandement le travail quotidien. Des interfaces web modernes permettent de gérer les modèles des formulaires et d’établir la correspondance. L’outil standard MS Word permet aux utilisateurs clés du département concerné de créer ou de modifier des modèles de formulaires sans connaissances en matière de développement informatique puis de les stocker au bon endroit dans SAP RE-FX.
Grâce à l’envoi automatique par courrier électronique, la correspondance parvient rapidement au destinataire et peut être signée ou modifiée par celui-ci. Grâce à l’intégration du code-barres, les documents sont automatiquement transférés vers le système DMS et sont disponibles à tout moment.
Les CCF peuvent s’imaginer l’intégration de signatures numériques comme extension et optimisation ultérieures de leur logiciel TWDocBuilder. TeamWork propose à cet effet une intégration SAP du fournisseur de solutions de signature Skribble.
Les avantages pour les CFF
- Intégration complète dans SAP RE-FX
- Haut degré d’automatisation
- Création simple de modèles via MS Word
- Sortie au format Word, pdf ou pdf-A, selon la spécification
- Envoi automatisé par e-mail
- Connexion au système de gestion électronique des documents (DMS)
- Multilingue allemand, anglais, français, italien
« Je conseille les CFF dans le domaine de TWDocBuilder depuis 2013, et le haut niveau de satisfaction des collaborateurs des CFF à l’égard de la solution a permis d’implémenter régulièrement TWDocBuilder dans d’autres départements et domaines. Avec TWDocBuilder RE-FX, nous avons conjointement posé un nouveau jalon. La solution offre un énorme potentiel et est très intéressante pour tous les clients de SAP RE-FX. »
Mathieu Ortelli
SAP Senior Consultant TeamWork
